Как внедрить бережливое производство в свою клинику

Бережливое производство (lean production) – это комплексная система мер, которая способствует любой компании повышать свою конкурентоспособность и обеспечивать эффективность  бизнеса за счет внедрения, использования и непрерывного совершенствования специфических методов и инструментов по всем направлениям основной и вспомогательной деятельности. Именно lean production позволяет достичь уровня производства товаров и/или оказания услуг в кратчайшие сроки, с минимальными затратами и высоким качеством продукции/услуг.

Бережливое производство в медицинской организации позволяет:

— упростить организационную структуру клиники до  оптимальной модели;

— оптимизировать все медицинские и вспомогательные процессы компании;

— создать условия для непрерывного повышения результативности и эффективности процессов оказания медицинской помощи;

— обеспечить постоянное повышение уровня удовлетворенности всех основных стейкхолдеров: пациентов, законных представителей, заказчиков медицинских услуг, других заинтересованных сторон;

— быстро, гибко и эффективно реагировать на любые возможности и угрозы внешней среды.

Создание и поддержание системы бережливого производства в медицинской организации осуществляется в рамках реализации стратегия клиентоориентированности. Конечной стратегической целью  данной стратегии является формирование универсальной модели клиники, где при оказании медицинской помощи обеспечивается поток создания ценности для потребителя, повсеместное выявление и сокращение потерь, постоянное улучшении технологий на всех уровнях организации, вовлечение и непрерывное развитие компетентности персонала.

На основе  определения «Бережливое производство» нами  сформулировано определение «Бережливое здравоохранение». 

Бережливое здравоохранение – это концепция формирования и развития такой системы охраны здоровья граждан, которая позволяет достичь трех ключевых признаков совершенства: наилучшего уровня качества, обоснованности затрат и оптимальности сроков оказания медицинской помощи.

Исходя из этого, философия бережливого производства в медицине основана на представлении медицинской услуги как потока создания ценности для конкретного пациента, за счет ее своевременности и доступности, сокращения потерь, постоянного совершенствования процессов медицинской организации.

Методы и инструменты для проведения самооценки и выявления потерь:

— «Пять почему»;

— Диаграмма «Спагетти»;

— «Было – стало»;

— Диаграмма Исикавы;

— Граф связей…

Методы и инструменты, повышающие культуру производства:

— 5S;

— Визуализация;

— SOP;

— Кайдзен…

Методы и инструменты, повышающие качество медицинской помощи:

— Статистические методы контроля качества;

— Новые методы управления качеством;

— Защита от непреднамеренных ошибок Пока-ёкэ;

— Автономизация;

— «Было – стало»…

Методы и инструменты, повышающие производительность труда:

— ТРМ Всеобщее производительное обслуживание;

— SMED Быстрая переналадка (наладка).

Методы и инструменты, обеспечивающие рациональное использование процессов и ресурсов:

— Картирование процессов (VSM);

— Балансировка;

— Канбан;

— Андон…

Основные принципы бережливого производства изложены в Национальном стандарте ГОСТ Р 56020 «Бережливое производство. Основные положения и словарь».

К ним относятся:

— Стратегическая направленность – стратегия бережливого производства становится неотъемлемой частью корпоративной стратегии;

— Построение корпоративной культуры на основе уважения к личности человека  — бережливое производство формируется на основе человекоцентрической культуры, и само непрерывно ее совершенствует;

— Встроенное качество на всех этапах жизненного цикла продукции/услуги — бережливое производстве как средство достижения качества должно присутствовать везде (в каждом процессе и на каждом его этапе);

— Ориентация на потребителя за счет создания потока создания ценности – философия бережливого производства подразумевает обязательное и повсеместное создание ценности продукции или услуги для его потребителей;

— Стандартизация деятельности персонала – бережливое производство без стандартизации постепенно «зачахнет»;

— Вытягивание, а не выталкивание – бережливое производство само управляет потоком, а не поток управляет им;

— Всестороннее сокращение/удаление потерь – бережливое производство исключает наличие необоснованных потерь;

— Визуализация и прозрачность – бережливое производство повышает качество и эффективность благодаря тому, что обеспечивает наглядность и ясность производственных процессов, процедур, рабочих пространств и мест;

— Приоритетное обеспечение безопасности – бережливое производство не позволяет применять свои методы и инструменты в ущерб безопасности;

— Установление долговременных отношений с поставщиками – бережливое производство формирует систему непрерывного и своевременного обеспечения всеми необходимыми ресурсами;

— Принятие решений, основанных на фактах – бережливое производство само себя контролирует и объективно развивает;

— Нацеленность на постоянное улучшение – главная цель бережливого производства заключается в достижении Кайдзена — непрерывного развития и совершенствования компании..

Следует  отметить, что принципы бережливого производства в значительной части перекликаются с  семью принципами менеджмента качества, к которым относятся:

— Ориентация на потребителя;

— Лидерство;

— Взаимодействие людей;

— Процессный подход;

— Улучшение;

— Принятие решений, основанных на свидетельствах;

— Менеджмент взаимоотношений.

Близость принципов СМК и бережливого производства является важной основой для формирования комплексной интегрированной системы менеджмента в любой организации, включая медицинскую, и позволяет достичь состояния Кайдзен.

Главной целью системы бережливого производства является поиск и борьба со скрытыми потерями. Под скрытыми потерями подразумевается «любое действие на всех уровнях организации, при осуществлении которого потребляются ресурсы, но не создаются ценности»  (ГОСТ Р 56020 Бережливое производство. Основные положения и словарь).

В современном производстве принято выделять семь основных и пять дополнительных видов потерь (таблица 1).

Таблица 1. Виды потерь в системе бережливого производства

В медицинском производстве можно встретить следующие примеры потерь:

1. Перепроизводство:

— полипрагмазия при назначении лечения;

— избыточная диагностика;

— перевыполнение планового задания в ОМС без последующей оплаты;

— неявка на прием записавшегося пациента;

— перепроизводство ЛС в больничной аптеке;

— печать излишнего количества бланков…

2. Избыток запасов

— излишние запасы медикаментов и расходных материалов;

— остатки с истекшим сроком (медикаменты, медизделия, продукты питания);

— закупка большого количества антибиотиков, дезсредств, не соответствующих результатам бактериального мониторинга…

3. Ненужная транспортировка

— нарушение схемы маршрутизации при транспортировке пациента;

— излишняя транспортировка пациента в клинике;

— излишняя транспортировка материальных ресурсов (медикаментов, медизделий, документов и пр.)…

4. Задержки

— ожидание в очереди (в регистратуре поликлиники, перед кабинетом врача, до выполнения процедуры, ожидания исследований и пр.);

— ожидание бригады скорой медицинской помощи в приемном отделении при госпитализации пациента;

— ожидание результатов исследований и пр…

5. Дополнительная обработка

— назначение повторного обследование после неудачи;

— необоснованные исследования, связанные с ошибкой диагностики;

— неудачные сложившиеся практики поголовных осмотров, исследований в приемном отделении;

— излишние требования к оформлению и согласованию документов и пр…

6. Ненужные перемещения персонала

— нерациональная компоновка кабинетов в рамках одного процесса;

— неоптимальное расположение ресурсов на рабочих местах;

— несогласованное перекладывание, перемещение ресурсов;

— неоптимальное расположение пациентов в отделении;

— нерационально расставленное оборудование;

— захламление рабочих зон…

7. Дефекты

— дефекты при оказании медицинской помощи;

— ятрогенные осложнения;

— случаи ИСМП;

— затяжное лечение пациента в стационаре;

— повторные переводы в реанимационное отделение стационара;

— вынужденная повторная госпитализация;

— разбор жалоб пациентов, родственников…

8. Изменчивость (mura)

— неравномерность поступления пациентов в приемное отделение;

— зависимость работы полклиники от времени года;

— повышение обращаемости в связи подъемом заболеваемости;

— необходимость проведения экстренной внеплановой операции…

— нестабильность состояния пациентов…

9. Перегрузка (muri) персонала, связанная:

— с повышением обращаемости при эпидемическом подъеме заболеваемости;

— с большим количеством пациентов в стационаре;

— с дефицит кадров, высокий уровень совместительства;

— с недостатком материальных ресурсов;

— с профессиональным выгоранием персонала…

10. Незадействованный потенциал персонала

— отсутствие обратной связи, сокрытие проблем;

— потеря идей;

— утрата навыков из-за низкого потока пациентов;

— отставание технологий…

11. Трансакционные издержки

— излишнее количество административно-управленческого персонала;

— затягивание процесса закупок;

— неисполнение договорных обязательств поставщиками;

— увеличение расходов на содержание вспомогательных служб (юридической, экономической, операторов ЭВН и пр.)..

12. Недостаточная ценность продукции

— низкое качество оказания медицинской помощи;

— плохой сервис медицинских услуг;

— невыполнение государственного задания в рамках Программы госгарантий;

— разбор жалоб пациентов, родственников;

— невозможность выставления счетов ОМС на оплату;

— штрафы страховых медицинских организаций…

Сложности, с которыми сталкиваются чаще всего при реализации  проектов внедрения бережливого производства в медицинских организациях:

— Сопротивление персонала;

— Создание системы бережливого производства не становится частью корпоративной стратегии;

— Отсутствие системного подхода (бережливое производство – набор инструментов);

— Бережливое производство внедряется изолированно от системы менеджмента качества;

— Фокусное внедрение инструментов бережливого производства только в отдельных подразделениях или процессах;

— Не происходит изменения корпоративной культуры, основанной на принципах БП;

— Не создается система непрерывного обучения персонала на основе новых стандартов;

— Отсутствие процессного подхода;

— Проекты по внедрению инструментов БП не трансформируются в процессы из-за неполной стандартизации;

— Не организуется непрерывная кайдзен-деятельность.

С каких методов и инструментов следует начинать внедрение бережливого производства в медицинской организации?

На первоначальном этапе внедрения бережливого производства необходимо провести самооценку структуры, рабочих зон, процессов и процедур организации с целью выявления и анализа причин скрытых потерь. Поэтому, в первую очередь рекомендуем использовать  диагностические методы и инструменты. После проведения диагностики приступают к внедрению методов и инструментов, повышающих культуру производства.

Кто должен участвовать в реализации проекта по внедрению бережливого производства?

К реализации проекта по внедрению бережливого производства советуем в первую очередь привлекать владельцев процессов, а именно заведующих отделениями, старших медицинских сестер, начальников отделов, ведущих специалистов. Именно они должны возглавить рабочие проектные группы, приглашая в них сотрудников своих подразделений. Особых успехов в проектах внедрения бережливого производства чаще всего добивается средний медицинский персонал под руководством главной медицинской сестры.

Можно ли внедрять бережливое производство только в отдельных подразделениях?

Можно, но это не приведет к существенному повышению эффективности производства в масштабах всей клиники. Основные принципы бережливого производства подразумевают системный подход и стратегическую направленность. Следовательно, руководство медицинской организации должно инициировать создание системы бережливого производства во всех структурных подразделениях.

Куликов-консалтинг предлагает курс видеолекций, методические материалы и образцы документов для реализации проектов внедрения бережливого производства в медицинских организациях (поликлинике и стационаре).

В первой видеолекции рассматривается концепция бережливого производства с позиции стратегического управления на основе триады Аведиса Донабедяна. Подробно разбираются  наиболее распространенные проблемы клиник, которые могут повлиять на качество медицинской помощи. Подробно разъясняются основные принципы бережливого производства и их связь с принципами СМК.

Вторая видеолекция посвящена  разъяснению сути бережливого производства и его философии. Впервые дается авторское определение концепции «бережливого здравоохранения». Демонстрируются и подробно разбирается формула «бережливого здравоохранения».

В третьей лекции разъясняется понятие «скрытые потери».  Перечисляются и описываются все основные и  дополнительные видов потерь, которые чаще всего встречаются в медицинских организациях. Для каждого вида потерь предлагается перечень методов и инструментов бережливого производства, позволяющих их устранить и предупредить.

В трех последующих видеолекциях рассматриваются и подробно разбираются основные методы и инструменты бережливого производства, которые рекомендуется применять в медицинской организации.

В видеолекции «Бережливое производство в поликлинике» демонстрируются примеры  успешных практик создания новой модели амбулаторно-поликлинического учреждения.

В видеолекции «Бережливое производство в стационаре» предлагается видеотренинг под названием «Lean-трансформация» медицинской организации на примере приемного отделения стационара. Подробно разбираются технология медицинского триажа.

Также Вы можете оценить уровень своих управленческих компетенций в области бережливого производства, пройдя онлайн-тестирование.