Цикл PDCA — это распространенный и эффективный инструмент управления процессами, обеспечивающий непрерывное и постоянное совершенствование продукта или услуги. Название цикла обозначается в виде аббревиатуры PDCA – заглавных букв английских названий четырех последовательных этапов: Plan-Do-Check-Act (Рисунок 1). В переводе на русский язык принято применять следующие названия этапов: Планируй-Делай-Проверяй-Действуй.
Рисунок 1. Цикл PDCA
Изначально, появление цикла PDCA связано с именем выдающегося американского ученого и специалиста по статистике Уолтера Шухарта (1891–1967), которого считают основоположником современного статистического управления качеством. В тридцатые годы XX века он выпустил книги, в которых обосновал необходимость непрерывного улучшения качества продукции на основе процессного управления. В основу такого управления Шухарт заложил трехэтапный цикл. Эти три этапа он складывал из следующих шагов:
— Разработай продукт;
— Изготовь его;
— Поставь его на рынок;
— Проверь его в работе, узнай, что о нем думает покупатель. Если продукт не купили, то выясни, почему это произошло.
Цикл Шухарта доработал и популяризировал один из его последователей, автор так называемого «японского экономического чуда», американец Эдвард Деминг (1900–1993). Он модернизировал цикл своего учителя, заменив этап контроля (С — Check ) на этап (S – Study). В его интерпретации более эффективное управление качеством процессов складывалось из этапов «планируй-действуй-изучай-внедряй». Таким образом, в современном менеджменте качества под Циклом (колесом) Деминга принято считать оба варианта как PDCA, так и PDSA.
Цикл улучшения PDCA предусматривает поэтапное выполнение следующих действий:
1. Планируй (Plan). Выявить, идентифицировать и определить проблему процесса, разработать опросный лист, собрать необходимую информацию о процессе (как есть), проанализировать полученные данные, определить и проанализировать первопричины несовершенства процесса, установить цели улучшения, сформировать совершенную модель процесса (как должно быть), выработать план действий, позволяющий достичь установленные цели;
2. Делай (Do). Выполнить план мероприятий, сначала в малом масштабе, а затем в общем формате. Проверить выбранное решение и, если надо, выполните эксперименты. Провести тренировку членов команды по использованию методов и средств улучшения качества;
3. Проверяй (Check). Оценить результаты осуществления запланированного с помощью показателей (индикаторов, критериев) выполнения процесса. Определить, достигнуты ли запланированные цели.
4. Действуй (Act). При обнаружении на предыдущем этапе несоответствий следует составить план корректирующих действий. В случае достижения запланированных целей – стандартизировать процесс. Таким образом, достигнутое улучшение процесса должно быть превращено в стандартную процедуру.
Применение Цикла PDCA/PDSA в медицинской организации допускается на каждом уровне управления и исполнения. На высшем уровне менеджмента можно рассмотреть пример создания системы внутреннего контроля качества и безопасности медицинской деятельности.
В соответствии с действующим приказом Минздрава РФ от 31.07.2020г. №785н
«Об утверждении Требований к организации и проведению внутреннего контроля качества и безопасности медицинской деятельности» внутренний контроль включает — оценку качества и безопасности медицинской деятельности медицинской организации, ее структурных подразделений путем проведения плановых и целевых (внеплановых) проверок. Плановые проверки проводятся в соответствии с годичным планом. Рассмотрим Цикл PDCA системы внутренних проверок:
1. Планируй (Plan). Подготовить план внутренних проверок на календарный год с поквартальным распределением тем проверок по группам показателей, изложенных в п.17 упомянутого приказа. В плане определить объект, границы, сроки проведения проверок и ответственных проверяющих (аудиторов). После утверждения плана проверок руководителем довести его до исполнителей и руководителей проверяемых подразделений. Разработать чек-листы для проведения проверок. Провести организационные совещания и инструктажи участников проверок.
2. Делай (Do). Провести проверки в соответствии с утвержденным планом. Зафиксировать результаты проверки в виде отчета.
3. Проверяй (Check)/Изучай (Study). При выявлении в ходе проверок несоответствий ( невыполнение требований) определить причины несоответствий и обсудить их с владельцем и участниками процессов.
4. Действуй (Act). По результатам проверки составить план корректирующих и/или улучшающих действий. Перейти к первому этапу следующего цикла PDCA/PDSA. Включить контрольные мероприятия в годичный план проверок.
На уровне линейных работников Цикла PDCA/PDSA можно представить на примере выполнения медицинской процедуры, например, внутримышечного введения лекарственных препаратов в стационарном отделении:
1. Планируй (Plan). Лечащий врач делает назначение процедуры, внося соответствующие записи в лист назначений. Медицинская сестра процедурного кабинета снимает назначение и планирует проведение процедуры конкретному пациенту в определенном месте (палате или процедурном кабинете).
2. Делай (Do). Медицинская сестра предупреждает пациента о предстоящей процедуре после идентификации личности, готовится к выполнению процедуры, выполняет процедуру в соответствии с СОП (стандартной операционной процедурой).
3. Проверяй (Check)/Изучай (Study). При выполнении процедуры медицинская сестра осуществляет контроль в части: соответствия лекарственного препарата листу назначения, срока годности, целостности упаковки лекарственного препарата и медицинских изделий, переносимости лекарственного препарата и пр.
4. Действуй (Act). При обнаружении отклонений от плана или появления нежелательной реакции на лекарственный препарат или медицинское изделие медицинская сестра незамедлительно реагирует и выполняет план корректирующих действий.
Применение Цикла PDCA/PDSA в управлении медицинской организацией позволяет сформировать следующие преимущества:
1. Сформировать систему непрерывного совершенствования деятельности медицинской организации;
2. Повсеместно распространить принципы процессного управления;
3. Осуществлять более оперативное и эффективное управление процессами на каждом уровне медицинской организации;
4. Достигать большей удовлетворенности потребителей медицинскими услугами;
5. Эффективно управлять рисками, актуальными для данной медицинской организации;
6. Своевременно и адекватно реагировать на неблагоприятные события;
7. Широкое вовлечение персонала в процесс непрерывного совершенствования клиники.
8. Добиться в клинике высокого уровня соответствия системы менеджмента качества международным и национальным стандартам ИСО.
Предлагаем квалифицированную экспертную помощь медицинским организациям по вопросам непрерывного обеспечения качественной и безопасной медицинской помощи в соответствии с действующими нормативно-правовыми требованиями на основе внедрения цикла PDCA/PDSA.
Авторская программа консалтинга для каждой клиники является уникальной, так как при ее формировании максимально учитываются ключевые факторы внутренней среды компании и ее окружения.
В зависимости от профиля клиники, ее размера и структуры, места в региональной системе оказания медицинской помощи, степени развития в ней системы управления качеством и безопасностью медицинской деятельности, с учетом запроса руководства и предлагается индивидуальная программа консалтинга, которая может включать следующие мероприятия:
— Оценка процессов и результатов деятельности клиники по модели PDCA/PDSA на соответствие актуальным нормативно-правовым требованиям;
— Изучение локальных актов компании в области управления качеством с предоставлением предложений по их корректировке или переработке с учетом PDCA/PDSA-подхода;
— Проведение внутри клиники аудитов-тренингов по качеству по трейсерной технологии;
— Оценка уровня компетентности руководящего состава (начмедов, заведующих отделениями, старших медицинских сестер, начальников отделов и служб) в области менеджмента качества по оригинальной авторской методике.
Из каких этапов складывается Цикл PDCA?
Цикл PDCA состоит из четырех последовательных этапов: Plan-Планируй; Do- Делай; Check-Проверяй; Act-Действуй.
Чем отличается Цикл PDCA от Цикла PDSA?
Оба цикла отличаются друг от друга третьим этапом. В рамках цикла PDCA на третьем этапе Check проводятся проверки, а в рамках цикла PDSA на третьем осуществляется изучение результатов деятельности на предыдущих этапах P,D.
Что значит «Замкнуть Цикл PDCA»?
Главная цель управления на основе цикла PDCA/PDSA – это непрерывное совершенствование процессов. Достичь этого результата можно только в том случае, если владелец процесса проведет все мероприятия каждого этапа и адекватно отреагирует в случае отклонения от выполнения плана мероприятий или выявления несоответствий. Основным условием замыкания цикла является своевременное и качественное реагирование путем формирования нового плана корректирующих действий.